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Keine Grenzen, keine Limits! Fünf Tipps für bessere Zusammenarbeit aus der Ferne

Wir bei Skype arbeiten ja regelmäßig aus der Ferne miteinander an gemeinsamen Projekten. Oftmals handelt es sich um Teams, die auf der ganzen Welt in unterschiedlichen Zeitzonen, verteilt sind. Skype ist dabei für uns ein essentielles Werkzeug, mit dem man von überall aus mit Kollegen von überall her arbeiten kann. Wir haben also eine langjährige Erfahrung mit der Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg – und davon möchten wir euch heute profitieren lassen. Wir haben euch die fünf wichtigsten Tipps zusammengestellt, durch die flexibles Zusammen-Arbeiten noch einfacher und effektiver wird:

1.    Bleibt in Kontakt!

Die Technik von heute erlaubt es uns auf viele verschiedene Arten konstant miteinander Kontakt zu bleiben. Es gibt heute keinen Grund mehr, sich nicht mit seinen Kollegen und Kunden regelmäßig auszutauschen, auch wenn man sich am anderen Ende der Welt befindet. Individuelle oder fortlaufende Gruppenchats mit Sofortnachrichten können zu prompten Antworten führen, fast so, als wäre man im gleichen Büro und würde sich unterhalten. Chats eignen sich auch für Teams, deren Mitglieder sich in völlig unterschiedlichen Zeitzonen befinden. So können sich alle Teammitglieder dann an der Konversation beteiligen, wenn es für sie am besten ist.

2.    Face-to-face Kontakt ist wichtig!

Man sagt nicht umsonst, dass ein Blick oft mehr sagt, als 1.000 Worte. Videoanrufe und Videonachrichten helfen dabei, ein Gefühl des Miteinander zu schaffen. Gerade wenn man in und mit einem Team arbeitet, ist es wichtig, dass sich niemand  ausgeschlossen fühlt. Ein Lächeln, eine Geste mit der Hand, sonstige Körpersprache und jegliche Interaktion mit dem virtuellen Gegenüber führen zum Aufbau einer Beziehung zu Kunden und verstreuten Teammitgliedern. Ein Geschäftsführer hat uns erzählt, dass ein Videoanruf die Wahrscheinlichkeit eines Geschäftsabschlusses sogar um 70 Prozent erhöht. Allerdings solltet ihr vor einem Videogespräch unbedingt sicherstellen, dass ihr auch passend gekleidet seid. Schnell die Trainingshose gegen einen professionellen Tageslook getauscht und schon kann nichts mehr schief gehen, wenn mal ein überraschender Skype-Videoanruf eintrudelt.

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3.    Besser zusammenarbeiten!

Nur weil man einige Kilometer von seinen Kollegen entfernt ist, muss man bei der Zusammenarbeit noch lange keine Abstriche machen. Die Bildschirmübertragung hilft euch dabei, Präsentationen im Team zu verbessern oder einem Kollegen bei einem Projekt zu helfen. Mit dem Skype Manager, einem Online-Managementtool, das euch bei der zentralen Verwaltung von Skype für euer Unternehmen oder eure Familie hilft, könnt ihr euren Kollegen Skype-Funktionen, Abonnements und Guthaben zur Verfügung stellen. Und mit SkyDrive könnt ihr euch eure Dateien auch in einer Cloud teilen.

4.    Öfter mal raus gehen!

Effektiv arbeiten, indem man mal nicht arbeitet? Ihr fragt euch sicher, ob wir diesen Tipp ernst meinen. Wir haben in unserer täglichen Arbeit festgestellt, dass man gerade wenn man von zu Hause aus arbeitet, schnell dazu neigt, den ganzen Tag durchgehend am Schreibtisch zu sitzen. Dann ist es wichtig, sich aufzuraffen, um zum Beispiel einen kurzen Spaziergang zu machen oder dem kleinen Café von nebenan endlich mal einen Besuch abzustatten. Das gilt übrigens auch für Menschen, die im Büro den ganzen Tag vor dem Rechner sitzen und sich aufgrund von der sich türmenden Arbeit keine regelmäßige Pause zugestehen wollen. Nach einer kurzen Auszeit kann man sich mit neuem Elan wieder frisch ans Werk zu machen. Zehn Minuten sind schon ausreichend, um sich abzulenken und den Kopf wieder frei für neue Ideen zu bekommen. Auch ein Walking Meeting ist durchaus mal einen Versuch wert.

Denkt daran, dass ihr eure Statuseinstellung bei Skype auf „Abwesend“ setzt, wenn ihr unterwegs seid. So weiß euer Gegenüber, dass ihr gerade für eine Konversation nicht erreichbar seid und ihr könnt unbeschwert durchatmen.

5.    Der perfekte Arbeitsplatz

Euer Arbeitsplatz sollte ein Ort voller Produktivtät sein. Dabei ist es wichtig, dass ihr stets die perfekte Balance zwischen Komfort und Effizienz findet – egal, ob ihr jeden Tag in ein konventionelles Büro geht, im Homeoffice arbeitet, oder auf Reisen nur einen Rucksack nutzt, um zu arbeiten.

Von der perfekten Büroausstattung bis zum ergonomisch korrekten Tisch und Stuhl: Der richtige Platz und dessen Umgebung beeinflussen die Motivation erheblich. Überladet euren Arbeitsplatz nicht, denn die äußere Struktur geht unbemerkt auch in euere Arbeitsstruktur über. Also: weniger ist mehr, aber macht es euch schön! Für die einen kann das eine Blume sein, für die anderen das Foto der Familie, das man anschaut, wenn Hirn und Herz mal wieder ein paar Sekunden Ablenkung brauchen. Und schon kanns wieder weitergehen.

Habt ihr noch mehr Tipps zum gemeinsamen Arbeiten aus der Ferne? Dann erzählt uns davon, wir sind gespannt auf eure Kommentare!

Euer Skype-Team

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