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Conseils pour des réunions virtuelles plus engagées, et… engageantes !

Nous avons tous été confrontés à des réunions qui nous ont semblées interminables, où nous avons lutté pour rester concentré sur le sujet, alors que nos pensées sont toutes dirigées vers … la porte, et la fin de la réunion

C’est un exercice encore plus difficile pour les équipes virtuelles, car les réunions en ligne nécessitent encore plus d’interactions afin de s’assurer de l’engagement de tous les participants.

Organiser des réunions virtuelles via Skype ou Skype Mobile permet à un groupe de personnes de se réunir virtuellement n’importe où et n’importe quand. Mais comment faire en sorte qu’une conférence vidéo soit réellement productive ?

Essayez nos astuces afin d’améliorer l’efficacité de votre prochain meeting virtuel :

1. Préparation : il n’y a pas de secret, comme pour une vraie réunion, la préparation est primordiale !
Cela donne le ton du meeting et laisse entrevoir que vous attendez de vos interlocuteurs de l’efficacité et que tout le monde doit également être préparé. Assurez-vous à l’avance que tous les participants comprennent le but et les résultats attendus de la réunion. Envoyez toutes les informations nécessaires en amont du call : agenda, participants, ou tout autre document important – Astuce : vous pouvez faire glisser ces documents lors d’un appel vidéo de groupe incluant tous les membres de l’équipe, puis appeler tout le monde directement depuis ce même appel lorsque le meeting commence). Et bien entendu, comme dans les réunions traditionnelles, les réunions virtuelles doivent avoir une durée précise et qui doit être spécifiée à tous les participants – n’oubliez pas de prendre en compte les zones horaires de chaque participant.

2. Concentration
Pour vous assurer que l’équipe reste concentrée, demandez à ce que chacun réserve assez de temps et trouve un endroit au calme, sans distraction pour le déroulé du meeting. Instaurez une règle excluant l’envoi de mails et de messages instantanés, ainsi que les appels téléphoniques pendant la réunion. Enfin, suggérez que tous les participants paramètrent leur statut Skype en « Ne Pas Déranger » pour éviter les interruptions.

3. Interaction
Dans un contexte virtuel, il est facile de rentrer directement dans le cœur du sujet ; mais cela peut créer une atmosphère impersonnelle – chose à absolument éviter lors de meetings virtuels. Pour rendre la conversation naturelle et mettre tout le monde à l’aise, commencez par bavarder un petit peu de tout et de rien, et laissez chaque participant se présenter. Encouragez-les à participer dès le début et pendant de la réunion, en posant des questions précises plutôt que des questions ouvertes – qui peuvent entraîner un long silence pesant. Une autre option est d’organiser des meetings virtuels via un appel vidéo de groupe, pour pouvoir communiquer comme si vous étiez en face à face.

4. Etapes suivantes
Avant de finir, rappelez les points-clés discutés et souligner les prochaines étapes à suivre. N’hésitez pas à utiliser le chat pour encourager des retours de la part des participants ; ainsi vous pourrez identifier ce qui fonctionne et ce ne fonctionne pas, et recueillir des suggestions pour vos futurs meetings virtuels.

Vous avez d’autres astuces en tête pour vos propres réunions en ligne ? Dites-nous tout dans la section « Commentaires ».

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